公文管理制度

　　为使海口国家高新区工委、管委会的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的有关规定，结合我区实际情况，特制定本制度。

　　一、工作职责

　　（一）党政办是公文处理的管理机构，分别负责高新区工委、管委会的公文处理工作。

　　（二）负责收发公文，做好签收、审核、编号、用印、分发立卷、归档、销毁等工作。

　　（三）把好发文文稿的行文关、文字审核关和格式关，确定有无行文必要及行文形式，审查文稿结构是否符合《条例》的体例格式。

　　（四）严格执行国家有关保密规定，确保公文秘密、安全。

　　二、工作程序（流程）

　　（一）收文流程。保密室签收、登记、初审（通过党政办公网自动完成）、分送→党政办提出拟办意见→分管领导或书记、主任审批→交保密室转办、跟踪、催办、回告→各职能部门承办、回告→归档。

　　（二）发文流程。起草→审核→签发→保密室发文→归档。

　　三、公文办理程序

　　（一）收文办理。收文办理的一般程序为：签收、登记、初审、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等。

　　1.签收、登记。以党政办公网“无纸化”办公为依托，以高新区办公内网为载体，采取“一口进、分口办，谁办理、谁负责，直来直去、自动督办”的原则进行。文件签收后统一在《收文登记簿》上登记编号，除一些不重要的便函、介绍信、通知等，所有文件、公函都应登记；电话、电传接到上级部门的重要指示和通知，要认真记录，当作收文及时处理；报刊上登载有关高新区“不另行文”的通知，高新区需贯彻执行的，要剪（或影印）下来，按收文处理。需特别督办的，党工委书记、管委会主任或授权人需特别注明“督办”字样。

　　A.凡报送高新区工委、管委会的公文（含高新区工委、管委会各部门呈送领导的公文），均分别由党政办签收、启封。

　　B.署名为领导亲启的信函，没有本人交办，党政办不予启封；本人启封、批阅后，转保密室办理登记收文，然后转有关部门处理。

　　C.除党政办以外，各部门原则上不直接签收文件，对因特殊原因签收的文件，应及时送党政办补办登记手续。

　　D.凡外出参加会议带回的文件、材料，各部门工作中形成的重要文字、数字材料，一律交保密室按规定收文；机密文件限期收回。

　　2.初审。由党政办负责初审，对初审不符合《条例》、不符合法律政策、不属我委职权范围内事项的，可直接将文退回来文单位。

　　3.拟办。公文在收文本上登记编号后，交党政办主任或副主任在公文呈批表上签批拟办意见。

　　4.批办。分管领导根据拟办意见安排传阅、批办或呈送书记、主任审批。涉及资金审批的公文，由经办部门提出意见后转财政局审核，然后再按程序报批。

　　收到省、市主要领导的重要批示件时，第一时间呈送书记批示，委领导再按批示意见转有关部门办理。

　　5.承办。委主要领导批示转有关领导或部门办理、提意见的，由保密室或直接通过党政办公网转有关领导或部门，承办部门明确经办人进行办理。委领导或部门阅处文件的时间原则上不超过3天。如因特殊情况暂时不能办理，应及时将有关情况反馈党政办，不得拖延不办。文件办毕，必须将原件及处理意见交回党政办存档，不得留存，如确因工作需要可自行复印1份留存（密件除外）。

　　6.传阅。只需领导阅知、不需审批的公文，根据来文内容和领导分工确定传阅范围，按职务从高到低、排名从先到后的顺序依次送阅。传阅过程中，委主要领导批示增加传阅对象的，应将新增对象列入传阅范围并按上述顺序送阅。

　　文件既要领导批示，又需传阅，且有时间性的，可先办后传；一般情况下，先呈领导传阅，然后转交主办部门承办。委领导或部门传阅文件时间原则上不超过2天。不允许将文件留存个人处，如因工作需要可复印1份留存（密件除外）。

　　7.催办。保密室应根据公文办理过程实际情况进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，有办理时限要求的公文特别催办。催办方式：一是发催办通知。二是电话催办：当发现承办部门工作滞缓或承办结果不符合要求时，通过电话及时催促和提醒。三是当面催办：直接找经办人了解情况，提出建议和要求。

　　特急件随到随办，加急件2天办结，普通件7个工作日内办结（需协调、征求意见公文除外）；省委、省政府及市委、市政府主要领导批办的公文视为特急件，7个工作日后无论办结与否，经办部门须将办理情况告知批转来文单位；转来提意见的，在7个工作日内答复，需调查论证、难协调的，上报结果不得超过14个工作日。

　　8.答复。回复来文由经办部门负责，一般告知性答复可用电话或函告知来文单位；重要批复等拟写文稿经书记、主任审签后以正式公函答复来文单位。

　　根据公文事项急缓程度，一般按照“普通件7个工作日内回告、加急件3个工作日内回告、特急件当日回告”的原则，由承办部门指定专人在党政办公内网公文办理页面按时填写、回告。

　　（二）发文办理。发文办理的主要程序为：起草、文核及审批、复核、登记、印制、核发等。

　　1.起草。公文起草应当做到：符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；文种准确，格式规范；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致；部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　　2.文核及审批。凡以高新区工委、管委会名义的发文，按业务归口由各部门按公文规范要求负责拟稿，承办部门负责人审核完成后在《发文呈批表》上签署意见，然后报送到党政办指定专人进行文核；党政办文核后，形成除编号外全部内容完整的呈报文件，再报送分管委领导审核；分管委领导审核完成后，上报主任及书记审批；主任及书记签发的文件转回到保密室填写文件编号，用印后发文。联合行文，由行文部门的主要领导分别在发文呈批表上签发。

　　以部门名义给高新区工委、管委会及区内有关单位的发文、由部门的承办人员拟稿，部门负责人审稿，部门分管领导签发。

　　3.复核。已经签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　4.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　5.印制。公文印制必须确保质量和时效，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　　6.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。装订和装件均由承办部门负责办理，发送统一归口相关办公室。

　　（三）整理归档。公文办结后一律由保密室整理归档保管。

　　四、责任追究

　　各部门负责人应对本部门执行公文办理的情况进行监督检查，发现问题及时纠正；各相关责任人要高度认真、负责地做好公文处理工作，切实遵守本管理制度。凡因主观原因造成公文处理积压、延误，出现重大错误，造成损失的，实行责任倒查，在严肃批评教育有关责任人的同时按有关规定进行问责。各部门要认真总结公文办理工作中的经验教训，不断提高公文办理效率和质量。