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索 引 号: 00817525-1/2022-06006 分类: 信息公开制度   
发布机构: 海口高新区 发文日期: 2015年11月23日
名  称: 档案管理制度
文  号: 主 题 词:


档案管理制度

  

  档案管理制度

  为了建立健全海口国家高新区的档案工作,加强对机关档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合我委实际情况,特制定本制度。

  一、档案机构和档案人员职责

  (一)档案机构和人员。

  1.设置海口国家高新区机关档案室,负责机关档案的管理工作。档案室归口党政办管理,确定一名档案管理人员,各部门档案交由机关档案室集中统一管理。

  2.各部门要指定兼职档案员,负责本部门档案资料的整理和管理工作。党政办分管领导分管机关档案工作,党政办主任具体负责部署和指导委机关的档案工作。

  (二)档案工作人员职责。

  1.珍惜爱护档案,搞好科学管理,经常检查档案资料,保持案卷整齐清洁。

  2.严格遵守保密制度,防止失、泄密事件发生,确保档案安全。

  3.案卷及时整理入盒和进柜,妥善保管门柜钥匙,离开档案室随时锁门,禁止档案乱丢乱放。

  4.严禁档案室内吸烟、明火、存放食品及堆放易燃易爆物品,定期检查防护设施,注意电源及电路开关,保持防火器具的完整有效,发现问题及时处理。

  5.及时修补或复制破损、变质的档案。

  6.禁止用商业手段出卖档案。

  7.平时注意收集与档案工作有关的各种报刊、书籍、史料等。 

  8.调动工作时,必须在离岗前办理好档案接交手续,交接双方要根据移交目录清点核对,严格履行签字手续。

  二、工作程序(流程)

  档案收集、立卷→档案保管→档案统计→档案查阅→档案利用→档案销毁

  三、工作流程说明

  (一)档案收集 

  1.各部门在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料(包括文字、图表、数据、声像等各种载体)均自行整理立卷后,于翌年6月底前向档案室移交。

  2.党政办按领导批示交由各部门承办的文件,由各部门按拟办意见落实承办事宜后,将处理结果随文件一起及时(最迟于当年年底前)返回保密室整理。

  3.委领导参加会议或其他活动中所接受的文件、材料,应及时交由保密室整理。

  4.收集的文件、材料、资料必须齐全、完整、准确,并区分保存价值,分类整理、立卷。

  (二)档案保管。

  1.根据保存档案资料的数量设置必需的档案专用室和柜架。

  2.遵循“内外有别”、“既便利工作,又确保秘密”的原则,严格保管好档案。

  3.严格按照国家有关规定对档案进行密级确定和变更工作。

  4.保管期限参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。

  5.档案保管纳入机关办公自动化管理,逐步实现文档一体化管理。

  (三)档案统计。

  1.建立档案的收集(收文登记簿,发文登记簿)、卷宗目录(目录表)、查阅记录(查阅登记簿)、销毁记录(销毁登记簿)等台账,对各类档案的收进、保管、利用、销毁情况进行登记。

  2.档案室年终进行汇总统计,并按规定向市档案主管部门报送档案工作基本情况。

  (四)档案查阅 

  1.查阅档案需经有关领导在《查阅档案审批表》上签署意见。绝密级档案,一般不提供非对口部门查阅使用,因特殊情况必须提供时,由市国家保密局审批。查阅利用机密级档案,必须经工委或管委会主要领导批准。查阅其他密级档案必须经分管领导批准。摘录、复制、拍摄档案材料必须经党政办主任或分管领导批准。

  2.在档案室查阅档案时不准吸烟,不准翻阅无关的文件材料,不准折卷、撕页、划圈、涂改、增删、剪裁,违者严格追究责任。

  3.确需外借档案的,必须先填写《借阅档案登记表》,经党政办主任或分管领导批准后方可办理。借阅档案限期归还(一般不超过7天),不得丢失、转借他人、带到公共场所或以口头方式向外传播有关内容。涉密档案一般不外借。

  (五)档案利用。

  按照档案密度和利用范围,编制必要的档案管理目录、参考资料和收藏指南,健全检索工具,完善检索手段,提高档案利用效果。

  (六)档案销毁。

  1.各部门在进行材料整理时,对不需归档的文件材料,采用《公文呈批表》呈报,经本部门及党政办领导批准后,交保密室送文件销毁中心统一销毁。

  2.成立档案鉴定销毁小组,定期对超过保管期限的档案进行鉴定,经鉴定已失去保存价值的档案,在《销毁登记簿》上登记造册,并填写《公文呈批表》呈报党政办主任或分领导批准后,送文件销毁中心统一销毁。



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